En bref
Ce site ne fait aucun suivi publicitaire et n'utilise aucun outil de statistiques. Les données que vous nous confiez via les formulaires servent uniquement à traiter votre demande, restent au sein du club et ne sont jamais vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Pour toute question ou demande — y compris le retrait d'une photo ou d'un nom — un simple email à contact@rfcsart.com suffit.
Responsable du traitement
Royal Football Club Sart-lez-Spa — ASBL
Rue de l'Ermitage, 48d, 4845 Sart-lez-Spa (Jalhay), Belgique
Email : contact@rfcsart.com
Le studio qui a conçu le site en assure la maintenance technique en qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) : il agit uniquement sur instruction du club et n'utilise jamais les données pour son propre compte.
Quelles données, pour quoi faire
- Formulaire de contact — nom, email, sujet, message. Finalité : répondre à votre demande. Base légale : votre consentement (art. 6.1.a RGPD). Conservation : 12 mois maximum, puis suppression.
- Formulaires de vie du club envoyés par email (réinscription, nouveau joueur, demandes de test, bénévolat, comité des parents, location de la buvette) — identité du joueur, date de naissance, coordonnées des représentants légaux, adresse. Ces formulaires ne sont pas enregistrés dans la base de données du site : ils arrivent dans la boîte email du responsable concerné. Finalité : traiter la demande adressée au club. Base légale : démarches précontractuelles et exécution de l'adhésion (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : le temps de traiter la demande et la saison concernée, puis suppression au plus tard 12 mois après.L'inscription d'un enfant pour la saison, elle, passe par l'espace famille et suit les règles décrites ci-dessous.
- Inscriptions aux stages et tournois — enregistrées dans la base de données du site, accessibles uniquement aux responsables du club chargés de l'organisation. Conservation : le temps de l'organisation de l'événement, puis suppression automatique de la base de données une fois écoulés 12 mois après la fin du stage ou, pour les tournois, 12 mois après l'inscription.
- Informations médicales (stages) — si vous signalez un problème médical de votre enfant lors d'une inscription à un stage, cette information est traitée sur la base de votre consentement explicite (art. 9.2.a RGPD), n'est accessible qu'à l'encadrement du stage et est effacée automatiquement dans les deux mois qui suivent la fin de celui-ci.
Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à chaque demande — jamais plus.
Espace famille, cotisations et attestations
Les familles inscrivent leur enfant pour la saison en ligne, puis suivent leur cotisation depuis un espace personnel. Voici précisément ce que le club enregistre à cette occasion, et pourquoi.
- Inscription de l'enfant — prénom, nom et date de naissance de l'enfant, prénom, nom, email et téléphone du parent, tailles d'équipement. Finalité : enregistrer l'affiliation, classer l'enfant dans la bonne catégorie d'âge, et commander les équipements à la bonne taille. Base légale : exécution de l'affiliation demandée par la famille (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : la saison concernée, puis 24 mois si aucune cotisation n'y est liée (le détail complet figure plus bas).
- Case de lecture de cette notice : le formulaire d'inscription vous demande de confirmer que vous avez lu comment le club utilise ces informations, combien de temps il les garde et comment les faire corriger, effacer ou vous rétracter. Une famille inscrite par le club ou reprise de son fichier voit la même notice en ouvrant son espace, et doit la confirmer avant de compléter sa fiche. Cette confirmation ne bloque ni le paiement ni la lecture des montants. Le club garde le jour et la version du texte lu. Ce n'est pas un consentement : c'est la preuve que vous avez été informé (art. 13 RGPD), et les traitements ci-dessus n'en dépendent pas.
- Cotisation et paiement — montant dû, communication à indiquer propre à chaque enfant, code à scanner pour préparer le virement, montant reçu et date du paiement. Finalité : permettre au club de savoir qui a payé quoi, et ne pas réclamer deux fois à la même famille. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD) et obligations comptables du club (art. 6.1.c RGPD).
- Attestation pour la mutuelle — le document que le club établit une fois la cotisation payée, puis vous remet en main propre ou vous envoie par email. Il reprend l'identité de votre enfant, sa catégorie, la saison, le montant payé et la date du paiement. Finalité : justifier auprès de votre mutualité la cotisation que vous avez payée. Base légale : obligation légale du club de justifier les montants qu'il atteste (art. 6.1.c RGPD).
- Mutualité de votre enfant (facultatif) — le formulaire d'inscription et votre espace vous proposent d'indiquer sa mutualité, et de cocher une case pour autoriser le club à la conserver. La case n'est jamais cochée d'avance ; sans elle, la mutualité n'est pas enregistrée. Finalité : établir l'attestation au format de votre mutualité plutôt qu'au format du club. Sans cette information, votre attestation reste celle du club, acceptée partout. Elle ne sert à rien d'autre et n'est communiquée à aucun tiers. Base légale : votre consentement explicite (art. 9.2.a RGPD), parce qu'une mutualité peut laisser deviner une conviction. Le club garde le jour de votre accord et la version du texte auquel vous avez répondu, et ce jour ne change pas si vous réenregistrez la même réponse. Vous pouvez retirer votre accord quand vous voulez depuis votre espace, sans justification, en décochant la case : la mutualité est alors effacée, pas mise de côté, et le retrait est noté au journal du club sans dire laquelle c'était. Elle est effacée aussi quand la fiche de l'enfant est retirée ou supprimée. Les attestations déjà établies ne changent pas.
- Photos et vidéos de votre enfant (facultatif) : le formulaire d'inscription et votre espace vous posent deux questions distinctes : la prise de vue pendant la vie du club, et la diffusion sur le site et les réseaux du club. Rien n'est coché d'avance, et sans réponse le club considère que c'est non. Le détail figure plus bas, à la rubrique « Données des jeunes joueurs ».
- Accès à votre espace — aucun mot de passe n'est créé ni conservé. Vous recevez par email un lien à usage unique, valable 30 minutes quand vous le demandez vous-même et 72 heures quand le club vous l'envoie. Une fois ouvert, votre espace reste accessible 90 jours sur cet appareil. Le lien n'est jamais conservé en clair. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : liens et sessions sont supprimés dès qu'ils sont périmés.
- « Votre enfant continue-t-il la saison prochaine ? » — votre réponse et, si vous en laissez un, le motif indiqué. Finalité : composer les équipes de la saison suivante. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD). Durée de conservation : 24 mois après votre réponse. Le motif est facultatif — n'y mettez que ce que vous souhaitez faire savoir au club.
Aucune donnée bancaire de votre part. Le code à scanner contient le numéro de compte du club et le montant à payer. Le site ne demande, n'affiche et n'enregistre jamais votre propre numéro de compte, ni aucune donnée de carte : le paiement se fait dans votre application bancaire, pas sur ce site. Lorsque le club dépose son extrait de compte pour retrouver les virements reçus, votre numéro de compte n'est pas conservé — voir « Retrouver les paiements reçus » ci-dessous.
Qui voit ces informations : le trésorier et l'accès complet du club voient tout, cotisations, paiements et attestations compris. Le comité et le secrétariat voient la liste des affiliés et les coordonnées des parents, sans aucun montant. Le comité et le préparateur des commandes d'équipement voient les tailles et si la cotisation est en règle, sans aucun montant. Dans l'espace de gestion, la mutualité n'est lue que par le trésorier et l'accès complet. Écrite sur un coupon papier, elle est aussi lue par la personne du club qui le transmet au trésorier. Le coupon signé est conservé par le club avec la fiche et détruit en même temps qu'elle. Si la mutualité est retirée, le trésorier la raye sur le coupon. Les réponses sur les photos sont lues par le comité, le trésorier et l'accès complet, sans aucun montant. Les entraîneurs et la personne qui tient le site n'y ont pas accès. Le second parent, quand le club l'a enregistré, ouvre le même espace que vous et y voit les mêmes informations. Le fichier de commande destiné au fournisseur d'équipements ne contient que des types, des tailles et des quantités — jamais le nom d'un enfant.
Durée de conservation. La fiche de la famille, celle de l'enfant et son inscription sont supprimées automatiquement 24 mois après la fin de la saison concernée, si aucune cotisation n'y est liée. Si une cotisation y est liée, la suppression automatique n'a pas lieu, car elle emporterait aussi la comptabilité du club. Le nom, l'email, le téléphone, la date de naissance, les tailles, la mutualité et les réponses sur les photos peuvent alors être retirés sur simple demande, un retrait décidé par le club qui laisse intacts les montants, les dates et les attestations, conservés au moins dix ans comme l'exige la législation comptable des ASBL.
Vous pouvez corriger vous-même vos coordonnées et l'identité de vos enfants depuis votre espace à tout moment, ou écrire à contact@rfcsart.com pour demander l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données. La page « Vos données et vos choix » de votre espace reprend à tout moment cette information, vos réponses actuelles et le moyen de changer d'avis.
Retrouver les paiements reçus (extrait de compte)
Pour savoir quelle cotisation un virement paie, le club dépose dans son espace de gestion l'extrait de compte que sa banque lui fournit. L'outil reconnaît la communication propre à chaque enfant et propose le rapprochement ; le club valide.
Cette section concerne aussi les personnes qui ne sont pas membres du club. Un extrait de compte porte toutes les entrées d'argent : les cotisations, mais aussi les recettes de la buvette, les versements de sponsors ou un virement privé. Si votre nom figure sur une opération reçue par le club, voici ce qu'il en est.
- Ce qui est enregistré — pour chaque opération reprise : le nom du payeur tel qu'il apparaît sur l'extrait, la communication telle qu'elle a été écrite, le montant, la date de l'opération, et le nom du fichier d'où la ligne provient.
- Ce qui n'est pas conservé — ni le numéro de compte du payeur, ni la référence bancaire de l'opération. Ils sont lus dans le fichier le temps de distinguer deux virements identiques, puis abandonnés : il n'existe aucun endroit, dans la base de données du site, où les inscrire. L'extrait de compte lui-même n'est pas conservé non plus.
- Pourquoi — rattacher un versement à la cotisation qu'il paie, et ne pas réclamer deux fois à la même famille. Base légale : exécution de l'affiliation (art. 6.1.b RGPD) et obligations comptables du club (art. 6.1.c RGPD).
- Qui y a accès — le trésorier et l'accès complet du club, les deux seuls comptes de gestion qui voient l'argent. Le comité, les entraîneurs, la personne qui tient le site, le secrétariat et le préparateur des commandes d'équipement n'y ont pas accès. Ces informations ne sont jamais publiées.
- Durée de conservation — une opération qui ne correspond à aucune cotisation est supprimée automatiquement 30 jours après le dépôt du fichier : le club n'a aucune raison de garder le nom d'un tiers une fois son extrait traité. Une opération rattachée à une cotisation suit le sort de cette dernière, comme pièce comptable.
Données des jeunes joueurs (mineurs)
Comme tout club de football, le RFC Sart accueille de nombreux joueurs mineurs. Le site peut publier leur prénom, leur nom, leur équipe et des photos ou vidéos prises lors de la vie du club (matchs, stages, événements).
Les photos et vidéos reposent sur l'autorisation des parents ou représentants légaux (droit à l'image + art. 6.1.a RGPD). Le formulaire d'inscription et l'espace famille posent, enfant par enfant, deux questions distinctes à réponse oui ou non : la prise de vue pendant la vie du club, et la diffusion sur le site et les réseaux du club. Répondre est facultatif, rien n'est coché d'avance, et sans réponse le club considère que c'est non. Un refus ne change rien à la place de l'enfant au club. Ces images servent uniquement à montrer la vie du club : elles ne sont ni vendues ni cédées.
Le club garde chaque réponse avec son jour et la version du texte, aussi longtemps que la fiche de l'enfant. Le comité, le trésorier et l'accès complet la lisent sur le dossier, sans aucun montant, et le comité retrouve d'un filtre les enfants à ne pas photographier. Les entraîneurs et la personne qui tient le site n'y ont pas accès : c'est le comité qui le leur dit.
Changer d'avis : les parents peuvent retirer cette autorisation à tout moment, sans justification, depuis la fiche de l'enfant dans leur espace. Le retrait est noté au journal du club et vaut pour la suite. Pour faire retirer une photo ou un nom déjà publié, un simple email à contact@rfcsart.com indiquant le contenu concerné suffit : il est retiré du site dans les meilleurs délais. Le retrait ne change rien à la place de l'enfant au club.
Les droits des joueurs mineurs (accès, rectification, effacement…) sont exercés par leurs parents ou représentants légaux, à la même adresse.
Bénévoles indemnisés
Le club verse à certains bénévoles — entraîneurs, délégués — un défraiement forfaitaire. Ces indemnités sont plafonnées par personne et par an : le club doit pouvoir démontrer que les plafonds sont respectés. Il tient pour cela un registre dans l'espace de gestion du site.
Vous êtes bénévole indemnisé ? Ces informations vous concernent. Vos données ne nous viennent pas de vous : c'est le club qui les encode. Le RGPD (art. 14) impose alors de vous en informer — c'est l'objet de cette section.
- Ce qui est enregistré — prénom, nom, fonction au club, régime d'indemnisation et, si le club en dispose, adresse email ; puis la date, la nature et le montant de chaque prestation défrayée, ainsi que les fiches mensuelles récapitulatives.
- Pourquoi — calculer les indemnités, vérifier le respect des plafonds annuels, produire la fiche mensuelle que vous signez, et tenir le registre que le club doit pouvoir présenter.
- Base légale — obligation légale du club (art. 6.1.c RGPD) : sans ce registre, il ne peut pas justifier les montants versés.
- Qui y a accès — le registre complet, avec les montants, les fiches mensuelles et votre adresse email, n'est ouvert qu'au trésorier et à l'accès complet du club. La grille du mois, où l'on coche les jours prestés, montre aussi votre prénom, votre nom, votre fonction et vos jours cochés au comité, aux entraîneurs et à la personne qui tient le site, sans aucun montant. Si vous avez vous-même un compte, vous y voyez vos propres montants. Ces informations ne sont jamais publiées sur le site.
- Durée de conservation — les indemnités versées sont des pièces comptables, conservées au moins dix ans comme l'exige la législation comptable des ASBL.
Vous pouvez demander l'accès à vos données et leur rectification à tout moment, à contact@rfcsart.com. L'effacement, en revanche, ne peut pas être accordé tant que le club doit pouvoir justifier les indemnités versées : c'est la contrepartie d'une obligation légale.
Cookies
Ce site n'utilise aucun cookie de traçage, de statistiques ou de publicité. Aucun cookie n'est déposé lors de votre navigation. Les seuls cookies techniques possibles sont :
- rfc-sart-cookies-ok — mémorise que vous avez lu le bandeau d'information, pour ne plus l'afficher. Déposé uniquement après votre clic, conservé 12 mois.
- rfcsart_famille — cookie de connexion à l'espace famille, déposé uniquement après votre clic sur le lien reçu par email, conservé 90 jours. Il ne contient ni votre nom ni votre adresse, seulement un jeton aléatoire.
- rfcsart_session — cookie de connexion de l'espace d'administration, réservé aux gestionnaires du club. Il n'est jamais déposé lors d'une visite normale du site.
Sur votre appareil, sans cookie : si le formulaire d'inscription vous renvoie une erreur, ou vous demande d'ouvrir le lien reçu par email, vos réponses sont gardées dans le navigateur de cet appareil pendant 12 heures au plus, pour que vous n'ayez rien à retaper. Elles ne sont envoyées à personne et sont effacées dès l'inscription enregistrée.
Carte Google Maps (page contact) : la carte ne se charge que si vous cliquez sur « Afficher la carte ». Avant ce clic, aucune requête n'est envoyée à Google. Si vous l'affichez, Google peut déposer ses propres cookies (voir la politique de confidentialité de Google).
Vignettes vidéos : les aperçus des vidéos de la galerie sont servis par notre propre serveur — votre navigateur ne contacte jamais YouTube tant que vous ne cliquez pas sur une vidéo (lien externe ouvert dans un nouvel onglet).
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont destinées aux seuls responsables concernés du club (coordination, comité). Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.
Pour fonctionner, le site s'appuie sur :
- Brevo (société française) — envoi des emails de notification et de confirmation, données hébergées dans l'Union européenne — Politique Brevo
- OVH (hébergeur) — le site et sa base de données sont hébergés sur un serveur situé en Allemagne, dans l'Union européenne, sans recours à un service tiers de gestion de contenu. Une copie chiffrée des sauvegardes est conservée sur un second serveur du même hébergeur, en France.
Aucun de nos prestataires n'est hors de l'Union européenne. Les images dont vous autorisez la diffusion sont publiées sur les réseaux du club : elles y sont alors hébergées par ces réseaux, selon leurs propres règles.
Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet sur les traitements déjà effectués).
Pour exercer ces droits : un email à contact@rfcsart.com. Nous répondons dans un délai d'un mois maximum.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).
Sécurité
Le site est servi exclusivement en HTTPS. L'accès aux données des formulaires est réservé aux responsables du club, protégé par mot de passe. L'espace famille, lui, s'ouvre par un lien à usage unique envoyé à votre adresse email : aucun mot de passe n'est créé, et ni le lien ni la session ne sont conservés en clair dans la base de données. Des sauvegardes régulières sont réalisées au sein de l'Union européenne.
Journal des accès à l'espace de gestion
L'espace de gestion du club tient un journal de ses propres accès. Il porte sur l'activité des gestionnaires du club dans l'outil, et non sur celle des familles, à deux exceptions près, décrites plus bas : le retrait d'un accord par un parent, et la confirmation de lecture de la notice.
- Ce qui est enregistré — l'adresse email du compte, la date et l'heure, et la nature de l'événement : une connexion (réussie ou refusée), l'ouverture d'un écran contenant des données de familles, ou une opération portant sur un paiement ou une attestation. Jamais ce que l'écran contenait : aucun nom d'enfant, aucune coordonnée, aucun montant n'y est recopié.
- Pourquoi — la sécurité : pouvoir constater un accès anormal aux données des membres. Sans ce journal, un doute sur un accès resterait sans réponse le jour où il se pose.
- Base légale — art. 6.1.f : l'intérêt légitime du club à sécuriser les données de ses membres.
- Durée de conservation — 12 mois, puis effacement automatique, pour les connexions et les ouvertures d'écran. Un journal d'accès est lui-même un fichier de données personnelles : le garder au-delà de ce qui sert à constater une anomalie n'apporterait aucune sécurité supplémentaire.
- Les retraits des familles : quand un parent retire son accord pour la mutualité ou pour les photos, ou redonne aux photos un accord refusé, le journal en garde le jour et l'identifiant de la fiche. Il ne garde ni le nom de l'enfant ni la mutualité retirée. Pourquoi : pouvoir montrer qu'un retrait a été honoré. Base légale : art. 6.1.f. Durée de conservation de cette ligne du journal : 12 mois, puis effacement automatique. Le retrait lui-même, sa date, la façon dont il est arrivé et le compte qui l'a noté restent écrits sur la fiche de l'enfant : c'est ce qui empêche un coupon plus ancien de faire revenir l'accord retiré. Ils vivent avec la fiche et partent avec elle, à l'effacement automatique ou à votre demande.
- La confirmation de lecture de la notice : le journal garde le jour, l'identifiant de la famille et lequel des deux parents a confirmé, sans son nom ni son adresse. Pourquoi : la confirmation vaut pour toute la famille, et le club doit pouvoir dire qui l'a donnée. Base légale : art. 6.1.f. Durée de conservation : 12 mois, puis effacement automatique. La date et la version du texte restent sur la fiche de la famille.
- Les opérations sur le registre font exception — l'écriture d'un paiement, d'une attestation, d'une indemnité ou d'une fiche, comme le retrait des données d'une famille, laissent une trace conservée avec la pièce qu'elle prouve, dix ans, sans effacement automatique. Une pièce comptable que le club doit pouvoir présenter sans pouvoir dire qui l'a écrite ne prouverait que la moitié de ce qu'on lui demande.
Dernière mise à jour : octobre 2026. Cette politique peut évoluer — la version publiée sur cette page fait foi.
